“Saya sering mendengar pertanyaan balik, ”Saya sudah menyuruh Anda menggunakannya, jadi mengapa Anda tidak bisa?” Ini berarti bahwa alih-alih menyalahkan karyawan, perusahaan seharusnya terlebih dahulu memverifikasi apakah mereka telah mengikuti prosedur promosi cuti tahunan sesuai dengan hukum.
Apa yang dianggap banyak perusahaan sebagai langkah promosi cuti tahunan sebenarnya tidak memiliki kekuatan hukum. Jika tenggat waktu terlewat, komunikasi hanya dilakukan secara lisan tanpa pemberitahuan tertulis, atau karyawan individu tidak diberitahu, langkah-langkah tersebut menjadi tidak sah, dan seluruh jumlah cuti tahunan yang tidak digunakan harus dibayarkan.
Masa promosi sangat berbeda bagi mereka yang telah bekerja lebih dari satu tahun dan mereka yang kurang dari satu tahun.
Berdasarkan Pasal 61 UU Standar Ketenagakerjaan, jika suatu perusahaan menyelesaikan proses promosi cuti tahunan melalui prosedur yang benar, maka perusahaan tersebut tidak diwajibkan untuk membayar tunjangan atas cuti tahunan yang tidak digunakan. Namun, jika tenggat waktu terlewat atau prosedur dilewati, maka proses tersebut menjadi tidak sah.
Jadwal promosi berbeda untuk karyawan yang telah bekerja di perusahaan setidaknya satu tahun dan mereka yang telah bekerja kurang dari satu tahun. Secara khusus, karena cuti tahunan diakumulasikan setiap bulan untuk karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun, maka harus dihitung berdasarkan tanggal perekrutan masing-masing, yang secara signifikan meningkatkan kompleksitas pengelolaan.
| divisi | Pekerja dengan masa kerja lebih dari satu tahun | Pekerja dengan masa kerja kurang dari 1 tahun |
|---|---|---|
| Akumulasi cuti tahunan | Basis tahunan (15 hari + bonus senioritas) | Setiap bulan (tanggal 1 bulan berikutnya untuk kehadiran sempurna selama 1 bulan) |
| Periode promosi pertama | 1 Juli - 10 Juli | Dalam kurun waktu 10 hari tepat setelah 1 tahun dan 3 bulan sebelum mulai bekerja. |
| Periode promosi kedua | Hingga 31 Oktober | Paling lambat satu bulan sebelum berakhirnya satu tahun penuh masa kerja. |
Jika Anda adalah karyawan dengan masa kerja lebih dari satu tahun, pengaturannya mudah karena jadwal Anda tetap berdasarkan tahun fiskal (Januari hingga Desember). Anda hanya perlu mengikuti prosedur yang sama pada waktu yang sama setiap tahunnya.
Babak Pertama dan Kedua: Mengapa Batas Waktu Harus Dipenuhi
Untuk menjelaskan berdasarkan karyawan yang telah bekerja lebih dari satu tahun, Promosi pertama akan diselesaikan antara tanggal 1 dan 10 Juli.Anda harus melakukannya. Ini berdasarkan standar 6 bulan sebelum tanggal kedaluwarsa.
Fasilitasi sekunder adalah Hingga 31 Oktober Anda harus menyelesaikannya. Batas waktunya adalah dua bulan sebelum masa berlaku habis. Alasan batas waktu ini ditetapkan adalah untuk memberi karyawan waktu yang cukup untuk benar-benar menggunakan cuti tahunan mereka.
Bagaimana jika Anda diberi tahu untuk "menggunakan cuti tahunan" pada bulan Agustus? Karena batas waktunya telah terlewat, pemberitahuan tersebut tidak memiliki kekuatan hukum. Tanpa catatan, perusahaan tidak dapat membuktikan bahwa mereka telah mengikuti prosedur yang tepat jika terjadi perselisihan di masa mendatang.
Catatan tertulis harus disimpan selama tiga tahun, dan ketiadaan catatan ini menyebabkan kegagalan pembuktian, yang mengakibatkan beban pembayaran tunjangan secara retroaktif.
Mengapa pemberitahuan tertulis berbeda dengan pemberitahuan lisan?
“Pernyataan seperti ”Saya sudah memberi tahu Anda saat itu,“ ”Saya mengumumkannya di rapat,“ atau ”Saya menempelkannya di papan pengumuman” bukanlah bukti. Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan menetapkan pemberitahuan tertulis.Saya sedang melakukannya.
Apa yang dimaksud dengan dokumen tertulis? Email juga merupakan dokumen tertulis. Namun, ada hal yang perlu diperhatikan terkait email. Mengirim email secara sepihak saja tidak cukup sebagai bukti bahwa Anda telah "memberitahu" karyawan tersebut. Anda harus dapat menunjukkan bahwa karyawan tersebut benar-benar menerima email dan mengakui isinya.
Faktanya, ada kasus di mana perusahaan terpaksa membayar jutaan won dalam bentuk tunjangan retroaktif karena seorang karyawan yang mengundurkan diri hanya dengan meninggalkan komunikasi lisan atau email yang tidak jelas mengajukan pengaduan ke Kementerian Tenaga Kerja, karena perusahaan tidak dapat memberikan bukti tertulis. Ini berarti Anda harus meninggalkan bukti bahwa Anda telah memberitahu karyawan tersebut secara jelas dengan menyebutkan sisa hari cuti tahunannya.
Pemberitahuan Tertulis dan Prosedur yang Tepat untuk Menolak Tenaga Kerja
Bagaimana cara saya memberikan pemberitahuan tertulis? Sisa hari yang dibutuhkan harus ditentukan dan dikirimkan kepada setiap pekerja secara individual. Lakukanlah. Email massal yang mengatakan "Silakan gunakan cuti tahunan Anda semua" sama sekali tidak dapat diterima.
Saat memberi tahu melalui email Paksa pengakuan atau balasanMohon lakukan itu. Sekadar memiliki catatan pengiriman tidak menjamin apakah karyawan tersebut benar-benar menerimanya. Jika Anda menyimpan catatan konfirmasi penerimaan dengan menerima balasan atau melalui persetujuan elektronik, Anda akan jauh lebih kuat dalam menghadapi perselisihan di masa mendatang.
Isu selanjutnya adalah penolakan untuk menerima cuti. Apa yang terjadi jika seorang karyawan melapor untuk bekerja pada tanggal yang ditentukan, tetapi perusahaan tidak secara jelas menyatakan, "Hari ini adalah hari libur"? Ini berarti perusahaan harus menghitung ulang tunjangan, memperlakukannya seolah-olah karyawan tersebut tidak mengambil cuti. Indikasi yang jelas yang dapat dipahami karyawan sangat penting.
Kasus risiko umum yang disebabkan oleh kesalahan prosedural
Melebihi batas waktu, gagal memberikan pemberitahuan individual, dan penolakan yang tidak jelas untuk menerima pekerjaan adalah tiga penyebab utama yang membatalkan promosi cuti tahunan.
Mari kita ambil contoh. Perusahaan A memulai promosi pertamanya pada tanggal 25 Juli. Ini melewati batas waktu (1–10 Juli). Akibatnya, promosi tersebut tidak sah. Perusahaan B mengirim email yang hanya menyatakan, "Silakan gunakan cuti tahunan Anda," tanpa menyebutkan nama karyawan tertentu atau sisa hari cuti. Hal yang sama berlaku jika pemberitahuan hanya dipasang di papan pengumuman; itu tidak sah.
Perusahaan C menetapkan penggunaan cuti tahunan secara tertulis, tetapi tidak mengatakan apa pun bahkan ketika karyawan tersebut melapor untuk bekerja pada hari yang ditentukan. Dalam kasus ini, karyawan dapat mengklaim bahwa "cuti tersebut tidak diambil," dan dasar pembuktian perusahaan menjadi lemah.
Yang harus dilakukan oleh manajer SDM adalah melaksanakan tiga hal secara bersamaan: memenuhi tenggat waktu, meninggalkan catatan tertulis individual, dan secara spesifik menyatakan penolakan untuk menerima tenaga kerja.
Poin-poin penting untuk persiapan mulai sekarang
Mendorong pemberian cuti tahunan tidak akan melindungi perusahaan jika tidak mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh hukum. Mohon siapkan sistem manajemen tenggat waktu jauh-jauh hari saat memasuki paruh kedua tahun ini atau bersiap untuk tahun depan.
Catat secara teliti setiap pekerja secara tertulis, dapatkan bukti penerimaan dan balasan, serta tunjukkan dengan jelas penolakan untuk menerima tenaga kerja pada tanggal yang ditentukan. Catatan tertulis disimpan selama 3 tahun.Anda hanya perlu mengaturnya sedemikian rupa sehingga dapat diajukan sebagai bukti jika terjadi perselisihan di masa mendatang.