Jika perusahaan Anda sering merekrut karyawan baru, Anda mungkin memahami betapa merepotkannya menangani kontrak kerja. Mencetaknya di atas kertas, mendapatkan tanda tangan, memindai, dan menyimpannya... Untuk karyawan yang direkrut dari jarak jauh, hanya mendapatkan tanda tangan saja bisa memakan waktu beberapa hari. Saat ini, semakin banyak perusahaan yang memproses hal-hal ini secara online menggunakan tanda tangan elektronik, tetapi masalahnya adalah keraguan tentang apakah hal ini benar-benar diakui secara hukum.
Kabar baiknya adalah, selama Anda memenuhi persyaratan hukum. Kontrak elektronik diakui memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen kertas.Itulah intinya. Namun, ini berbeda dengan sekadar mengirim file melalui email. Mari kita lihat apa yang perlu diperiksa dan bagaimana cara mengimplementasikannya.
Apakah kontrak elektronik benar-benar memiliki validitas hukum?
Ya, jika persyaratan tertentu dipenuhi, dokumen elektronik diakui memiliki kekuatan hukum yang sama dengan kontrak kertas. Hal ini diatur dalam Undang-Undang Kerangka Kerja tentang Dokumen Elektronik dan Transaksi Elektronik, dan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan juga mengizinkan metode penyampaian dokumen elektronik yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-undang tersebut.
Riwayat pembuatan, proses penandatanganan, dan sistem penyimpanan semuanya harus dapat dilacak.Itulah poin kuncinya. Artinya, alih-alih hanya melampirkan dan mengirim berkas dokumen, Anda harus menggunakan sistem yang dapat mencatat siapa yang menandatanganinya, kapan, dan versi mana dokumen tersebut.
Jika itu adalah kontrak kerja Komponen upah, metode perhitungan, metode pembayaran, jam kerja yang ditentukan, hari libur, cuti tahunan berbayar Baik secara tertulis maupun elektronik, Anda harus mencantumkan semua item wajib tanpa ada yang terlewat. Selain itu, menyebutkan periode kerja, tugas pekerjaan, tempat kerja, dan waktu istirahat akan jauh lebih membantu dalam mencegah perselisihan.
Masalah nyata yang disebabkan oleh kontrak kertas
Mengapa Anda harus bersusah payah beralih ke kontrak elektronik? Ketidaknyamanan praktisnya cukup signifikan. Pertama, waktu dan biaya yang terlibat dalam pencetakan, distribusi, dan pengambilan kembali sangat besar. Terutama, jika terdapat banyak cabang atau pekerja lapangan, pengambilan kembali saja membutuhkan waktu yang cukup lama.
Ada juga masalah dalam hal manajemen dokumen. Kertas adalah Terdapat risiko tinggi kehilangan, kerusakan, atau kelalaian., Setelah hilang, akan sulit untuk menemukannya kembali. Karena dikelola secara manual, standar penyimpanan bervariasi tergantung pada penanggung jawabnya, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan kontrak tertentu di kemudian hari.
Sekalipun perusahaan itu kecil, mengelola beragam jenis tenaga kerja akan meningkatkan kesulitan. Jika pekerja paruh waktu, sementara, dan harian dicampuradukkan, maka akan ada volume kontrak yang signifikan untuk diproses setiap bulannya.
Apa saja perubahan yang terjadi dengan kontrak elektronik?
Pengenalan sistem kontrak elektronik membawa tiga perubahan besar. Yang pertama adalah Anda dapat memeriksa detail kontrak secara sekilas.Itulah intinya. Karena Anda dapat melacak status pengiriman dan status penyelesaian tanda tangan secara real-time, Anda dapat langsung melihat siapa yang belum melakukannya.
Poin kedua adalah bahwa manajemen riwayat tanda tangan bersifat sistematis. Karena siapa yang menandatangani, kapan, dan versi mana yang ditandatangani semuanya tercatat, tanda tangan yang tidak ditandatangani atau dihilangkan dapat dicegah sebelumnya.
Yang ketiga adalah manajemen dan penyimpanan dokumen. Karena dokumen disimpan secara elektronik, pencarian menjadi cepat, dan waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kontrak yang diperlukan berkurang secara signifikan.
Perubahan-perubahan ini secara kolektif menghasilkan waktu penandatanganan kontrak yang lebih singkat, mengurangi risiko kehilangan dokumen, dan meningkatkan kemudahan penyimpanan dan pengambilan. Bagi organisasi dengan banyak personel, kemampuan untuk memantau kemajuan kontrak secara kolektif juga merupakan keuntungan yang signifikan.
| divisi | kontrak kertas | kontrak elektronik |
|---|---|---|
| Metode pengolahan | Cetak → Distribusikan → Tanda Tangani → Ambil Kembali → Pindai → Arsipkan | Kirim Online → Tanda Tangan → Simpan Otomatis |
| waktu yang dibutuhkan | Proses pemulihan membutuhkan waktu beberapa hari hingga satu minggu untuk selesai. | Tersedia segera setelah pengiriman |
| Manajemen Dokumen | Risiko kehilangan atau kerusakan, waktu pencarian yang dibutuhkan | Penyimpanan sistematis, pengambilan cepat |
| Dukungan seluler | ketidakmungkinan | Tandatangani kapan saja, di mana saja melalui ponsel cerdas Anda. |
Apakah perusahaan kita membutuhkan kontrak elektronik?
Tidak semua perusahaan membutuhkannya, tetapi, Bagi perusahaan dalam situasi tertentu, dampak implementasinya langsung terasa.Dampaknya jelas terlihat bagi perusahaan yang sering merekrut karyawan baru dari jarak jauh, mempekerjakan banyak pekerja paruh waktu atau kontrak jangka pendek, atau sering membuat kontrak antara kantor pusat dan cabang.
Hal ini juga berlaku untuk industri yang mempekerjakan sejumlah besar pekerja jangka pendek, harian, dan paruh waktu, seperti distribusi dan logistik. Keuntungan kontrak elektronik sangat terasa terutama dalam kasus di mana karyawan bekerja dari rumah atau merekrut personel secara nasional.
Poin-poin praktis yang perlu diingat saat menerapkan
Sebelum memilih sistem kontrak elektronik, Anda sebaiknya terlebih dahulu mengatur proses bisnis Anda saat ini. Jika Anda memahami alur dari penyusunan kontrak kerja hingga persetujuan, penandatanganan, dan penyimpanan, akan lebih mudah untuk menentukan fitur apa yang Anda butuhkan.
Selanjutnya, perjelas tujuan implementasi Anda. Anda harus menentukan seberapa besar Anda ingin mengurangi waktu penyelesaian kontrak dan sejauh mana Anda ingin meningkatkan sistem manajemen dokumen Anda; ini akan berfungsi sebagai standar saat memilih solusi.
Saat memilih solusi Jangan hanya melihat fungsi tanda tangan yang sederhana; periksa juga fitur manajemen dokumen yang memudahkan pencarian, penyimpanan, dan verifikasi.Anda harus melakukan ini. Pastikan untuk memeriksa dukungan seluler, stabilitas tanda tangan elektronik, ketersediaan formulir, dan kemudahan penggunaan.
Pengujian awal sangat penting. Menerapkannya terlebih dahulu pada departemen atau dokumen tertentu, kemudian memperluasnya ke seluruh perusahaan berdasarkan hasilnya, akan mengurangi risiko kegagalan. Pelatihan bagi personel terkait juga harus dilakukan selama proses ini.
Satu hal lagi yang perlu diperiksa adalah Sistem yang secara akurat mendokumentasikan perubahan pada periode kontrak, jam kerja, dan kondisi upah.Hal ini karena bukan hanya tanda tangan kontrak awal yang diakui sebagai sah, tetapi perubahan ketentuan juga harus dikelola dengan benar untuk menghindari masalah hukum.
Kontrak kerja elektronik bukan hanya soal kenyamanan. Jika persyaratan hukum dipenuhi dan dikelola secara sistematis, kontrak kerja elektronik memberikan manfaat nyata bagi perusahaan dan karyawan, seperti pencegahan perselisihan. Mulailah dengan menata ulang proses Anda saat ini untuk menentukan apakah hal ini benar-benar diperlukan untuk perusahaan Anda, dan jika ya, bagaimana cara memulainya.